Korektas VDAR ievērošanas prasības noteikti nav jāuztver kā apgrūtinājums, bet gan kā iespēja pārskatīt savus cilvēkresursu vadības procesus, padarot tos pārskatāmus un viegli saprotamus. Tā ir iespēja radīt labāk definētus, efektīvākus darbinieku datu apstrādes procesus, kas palielina arī darbinieku uzticību uzņēmumam. Tomēr, ņemot vērā datu apjomu visvieglāk tos būtu izprast sadalot trīs kategorijās – pirms darba attiecību uzsākšanas; darba attiecību laikā un pēc darba attiecību izbeigšanas. Daļa no šīs informācijas jums ir jāapkopo un jāapstrādā saskaņā ar darba tiesību aktiem, savukārt daļa datu tiek apstrādāta saskaņā ar iekšējām procedūrām un politikām. Tomēr jums kā darba devējam ir jāņem vērā arī visas VDAR prasības un valsts tiesību aktu specifika, kas regulāri jāpārskata, lai tā atbilstu jaunākajām izmaiņām.
Katru no iepriekšminētajām, trīs kategorijām var tālāk sasaistīt ar konkrētiem datiem un darbībām, datu ievākšanas pamatojumu, kā arī glabāšanas ilgumu, vietu un citiem svarīgiem aspektiem. Tas dod iespēju pilnvērtīgi izprast visus datu apstrādes procesus un ievērot drošus datu apstrādes principus, nepārkāpjot nedz fiziskas personas tiesības, nedz radot draudus uzņēmumam. Datu pārkāpumi 50% gadījumu ietver tieši darbinieku datus, tāpēc īpaši svarīgi, lai darbinieki jūtas droši un zina, ka viņu dati ir drošībā; kā arī tiek informēti par to, kādi dati ir viņu pārziņā, viņu amata ietvaros, un kam viņiem jāpievērš uzmanība VDAR kontekstā, lai korekti veiktu savus pienākums un nepārkāptu regulas nosacījumus.
Tieši tādēļ, ne mazāk svarīgi visa uzņēmuma veiksmīgai darbībai un darba spēka atbilstošas kvalifikācijas uzturēšanai ir visu darbinieku tālākizglītība. Ir svarīgi atcerēties, ka viens departaments nevar nosegt visu drošību. Personāldaļai cieši jāstrādā kopā ar citiem departamentiem, nosakot viņu darbinieku atbildības ietvarus drošā datu apstrādē un nodrošinot darbiniekus ar iespēju iegūt nepieciešamo kvalifikāciju un zināšanas, veiksmīgai darba izpildei. Jo ikviens darbinieks ir atbildīgs par uzņēmuma datu drošību un to pareizu apstrādi, un viņiem ir nepieciešamas zināšanas. lai nepārkāptu citu kolēģu un arī sava darba devēja klientu tiesības. 95% gadījumu, datu pārkāpumu iemesls ir uzņēmuma darbinieku apmācību trūkums jeb gluži vienkārša nezināšana un tieši personāla vadītājiem ir iespēja parūpēties ne tikai sava departamenta speciālistu izglītošanu, bet arī par to, cik informēti ir visi uzņēmuma darbinieki par savā pārziņā esošo datu drošību, kas pakļaujas VDAR nosacījumiem, lai neradītu datu noplūdes vai nesaņemtu sodus par audita rezultātā konstatētajām kļūdām.
Šie un citi aspekti ir tie, kas šķiet elementāri, taču ikdienas skrējienā var piemirsties padomāt par personas datu drošību un nozīmīgumu. Esot modri sargi, un laicīgi apmācot gan personāldaļas speciālistus, gan nodrošinot pārējo uzņēmuma darbinieku apmācību, personāla vadītāji var novērst potenciālas datu noplūdes un tādejādi arī milzīgus zaudējumus uzņēmumam. Tāpēc ir jāatceras, ka, jo zinošāki darbinieki būs Tavā uzņēmumā, jo vienotāka un pareizāka izpratne par personas datu drošību.