Ieteikumi
10 vērtīgi padomi jaunajiem personālvadības speciālistiem
Kā gūt vadības atbalstu jaunas programmatūras iegādei
Līdz ar dinamisku tehnoloģiju attīstību, pastāvīgi mainās arī biznesa pasaule, kā rezultātā ietekmētas tiek visdažādākās nozares, tostarp arī personālvadība. Tradicionāli personālvadība vienmēr tikusi uzlūkota kā nozare, kurā nav vietas inovācijām, tomēr aiz kulisēm viss strauji mainās. Personālvadības tehnoloģija ir pilnībā transformējusi nozares speciālistu gadiem nemainīgo darba ikdienu, un, pateicoties inovatīvām programmatūru platformām un piegādātājiem, apgriezieni turpinās pieaugt. Kas tad īsti ir personālvadība?
Personālvadība ir nozīmīga uzņēmuma darbības sastāvdaļa, kas palīdz organizēt un pārraudzīt darbinieku datus. Visbiežāk personālvadības departaments nepieciešams tieši lielajos uzņēmumos, kuros darbojas kvalificēti darbinieki. Jo vairāk kvalificētu darbinieku, jo lielāks būs personālvadības departaments. Turpretim uzņēmumos, kuros vairākums ir nekvalificēti strādnieki, šāds departaments nepastāv, vai ir ievērojami mazāks. Piemēram, pakalpojumu industrijā ir liels personālvadības departaments, taču rūpnieciskajā ražošanā tas ir salīdzinoši mazāks.

Personālvadības departamenta galvenā funkcija ir darbaspēka vadība. Tādējādi, lai uzlabotu darbinieku produktivitāti un nodrošinātu uzņēmuma efektivitāti, ir svarīgi vadīt šo galveno uzņēmuma resursu - cilvēkus. Tomēr personālvadība ir daudzpusīgs process, kas iekļauj dažādas citas apakšsistēmas.
10 vērtīgi padomi jaunajiem personālvadības speciālistiem
Kā rīkoties, lai gūtu vadības atbalstu jaunas programmatūras iegādei?
Lielais jautājums – ar ko tad īsti sākt? Nav noslēpums, ka uzņēmuma vadībai bieži vien ir atšķirīgas prioritātes. Atrast vienprātību nebūt nav viegli. Ja arī tev sagādā grūtības pārliecināt savu darba devēju par budžeta piešķiršanu personālvadības tehnoloģijai, iepazīsties ar dažiem ierosinājumiem. Uzņēmumos, kuri tendēti uz produktu vai pakalpojumu pārdošanu (B2B) vidēji 5-6 vadītājiem ir formāli jāparaksta budžeta apstiprināšana. Tomēr pirms spert tādu nozīmīgu soli, ir noderīgi pajautāt – ko no tā iegūs uzņēmums? Šis ir svarīgākais jautājums, un priekšlikums par personālvadības programmatūras ieviešanu būtu jāpamato uz to.
1. NORĀDI UZŅĒMUMA DARBĪBAS TRŪKUMUS

Uzņēmuma vadītājs uzskata, ka personāla atlases process ir nevainojams. Tas ir bijis šķietami iedarbīgs gadiem, kāpēc lai to pēkšņi mainītu? Tomēr tu ar to saskaries katru dienu un redzi, ka ir nepieciešami būtiski uzlabojumi. Tu esi ievērojis darba procesa trūkumus, tāpēc stāsti par tiem arī uzņēmuma vadībai. Parādi, kas nedarbojas. Kas aizņem lielāko daļu laika? Kas patērē visvairāk līdzekļu? Kādi šķēršļi tevi attur no profesionāļu atlases? Pievērs uzmanību šīm problēmām, kad runā par personālvadības programmatūru. Parādot trūkumus, iespējams tu atvērsi savam darba devējam acis, ļaujot ieraudzīt problēmas, par kurām viņš nemaz nenojauta. Pēcāk piedāvā jauno personālvadības programmatūru kā iespējamo risinājumu.

2. PARĀDI IEGUVUMUS

Pastāsti, kā šī programmatūra ietekmēs darbu dažādos departamentos (IT, personālvadības, finanšu, mārketinga), kā arī ko no tā iegūs uzņēmuma vadība. Paturi prātā, ka darba devējs nekad neieguldīs tehnoloģijā, no kuras labumu gūs tikai viens vai daži cilvēki. Viņiem interesē uzņēmums kā viens veselums, tāpēc arī tev ir jāprezentē risinājums, no kura gūs labumu visa organizācija. Palīdzi saprast, ka šī tehnoloģija padarīs darba procesu ātrāku, rentablāku un vienkāršāku visiem. Lietojot online personālvadības programmu, varēs ērti pārraudzīt un uzskaitīt darbinieku prombūtni, saņemt un apstiprināt darbinieku prombūtnes pieprasījumus e-pastā, veidot detalizētu datubāzi par darbiniekiem, vizualizēt uzņēmuma organizatorisko struktūru, plānot un pārraudzīt laika tabeles un uzskaitīt virsstundas, ar individuāliem uzdevumiem palīdzēt jaunajiem darbiniekiem uzsākt darba gaitas uzņēmumā, veikt to darbinieku 360 novērtēšanu, noteikt individuālos mērķus un sekot to izpildei.

3. NEDOD IEMESLU TEIKT "NĒ"

Veic nepieciešamos matemātiskos aprēķinus un parādi savas zināšanas. Neuzrunā vadību ar ierosinājumu „mums nepieciešama šī programmatūra", jo uz to visdrīzāk saņemsi atbildi „nē". Atceries - jo detalizētāk spēsi pastāstīt par produktu, jo mazāka iespējamība, ka tavu ideju noraidīs. Sagatavo rūpīgi pārdomātu priekšlikumu, kas neatstāj vietu nekādiem „ja" un „bet". Stāsti par savu stratēģiju, apspriežot procesa gaitu no programmatūras iepirkšanas līdz pat īstenošanai, apmācībai un izvietošanai.

Rūpīgi apdomā veidu, kā panākt, lai tava ideja tiktu apstiprināta.
4. SAVLAICĪGI IESAISTI IT SPECIĀLISTUS UN TIEŠOS VADĪTĀJUS

Tā ir lieliska ideja jau no paša sākuma iekļaut IT departamentu. Mūsdienās personālvadības tehnoloģija ir pieejama „mākonī", tādējādi tā ir izdevīgāka, daudz pieejamāka personāla atlases speciālistiem un kandidātiem, tai ir nepieciešama minimāla tehniskā uzturēšana un tā paredz iespēju maksāt par patērēto (mēneša maksa par darbinieku skaitu). Tomēr, ieviešot jauno sistēmu, IT departaments varētu bažīties par datu drošību. Tāpēc jau savlaicīgi iepazīstini IT komandu ar jauno sistēmu, lai tā varētu veikt sistēmas sākotnējo drošības auditu. Apsver domu iesaistīt arī tiešos departamentu vadītājus, kuri pavada pārmērīgi daudz laika ikdienišķajā, bet tik ļoti nepieciešamajā darbinieku administrēšanā. Viņi atbild par tādiem jautājumiem, kas saistīti ar atvaļinājumiem un darba pārvaldību, gādā par apmācībām, personāla atlasi, taču patiesībā pienākumu saraksts ir daudz plašāks. Lielās noslogotības dēļ, atbalstītāju pulks no tiešo vadītāju puses netrūks, ja vien personālvadības programmatūra spēs nodrošināt sistēmu, kas vienkāršos darba procesus, sniegs ātru pieeju nepieciešamajai informācijai, kā arī ļaus pārvaldīt darbiniekus efektīvāk – attālināti un bez papīrdarbiem.

Iepazīstini IT un tiešos vadītājus ar informāciju par programmatūru, jo tā iegūsi papildu drošību un atbalstu, pēcāk prezentējot personālvadības programmatūru uzņēmuma vadībai. Ja parādīsi, ka šī sistēma aiztaupīs laiku mērķu sasniegšanai un jaunu projektu attīstībai, uzņēmuma vadība noteikti labvēlīgāk raudzīsies uz tavu priekšlikumu.
5. NOSKAIDRO IZMAKSAS

Kad noskaidrotas programmatūras nepieciešamās funkcijas, apskati tirgu, lai saprastu, cik daudz līdzekļu būs jāiegulda un kāds izskatīsies īstenošanas ceļš. Nav nekā briesmīgāka par naudas izniekošanu produkta demonstrācijai, zinot, ka ar nepieciešamo budžetu būs par maz, lai īstenotu projektu. Dažādi moderno tiešsaistes personālvadības programmatūru sniedzēji publicē izmaksas savā mājaslapā, bet tos, kuri to nav izdarījuši, var viegli pierunāt norādīt aptuveno summu. Personālvadības programmatūras izmaksas un ieviešana var ievērojami atšķirties, tāpēc ir vērts atcerēties, ka, pateicoties jaunākajām tehnoloģijām, dārgākie risinājumi ne vienmēr būs piemēroti tieši tev.

6. MAZNI BAŽAS PAR BUDŽETU

Viens no galvenajiem pārvaramajiem šķēršļiem ir jaunās programmatūras izmaksas. Vienalga, vai tas ir neliels papildinājums jau esošai sistēmai, vai liels atjauninājums, kuram nepieciešams ieguldījums ievērojamos apmēros, tev ir jārunā par skaitļiem. Parādi kā ieguldītie līdzekļi ietaupīs laiku. Izskaitļo, kā jaunā programmatūra uzlabos tava departamenta un visa uzņēmuma efektivitāti. Atceries, šī ir valoda kas saprotama visiem vadītājiem.


Nav šaubu, ka ar personālvadības tehnoloģiju palīdzību var ievērojami uzlabot personālvadības departamenta efektivitāti.

Tomēr šāda modernizācija var likt bažīties par izmaksām, sarežģīto ieviešanu un to, vai šī tehnoloģija attaisnos cerības un ieguldītos pūliņus.
Atceries, ka izteiksmes maniere un spēja sevi prezentēt ir tikpat svarīga, kā vēstījuma saturs. Pirmais iespaids nereti ir izšķirošs un grūti maināms.
7. VEIC IZPĒTI UN TURI TO PA ROKAI

Sagatavojies, ka darba devējs tavu runāšanu var neņemt nopietni. Galu galā tu tikai nāc klajā ar ierosinājumu, kuram pieprasi ieguldījumu. Šeit svarīga ir prasme pamatot savu viedokli. Velti laiku, lai atrastu vispiemērotāko gadījuma izpēti (piemēram, uzņēmumiem izvēloties mākoņpakalpojumus, novērojams personālvadības tehnoloģiju uzplaukums) kas piešķirs vērtību tavam ierosinājumam. Atsaucies uz uzņēmuma mērķiem, un parādi, kā šī tehnoloģija ļaus koncentrēties uz prioritātēm. Ja uzņēmumā nepieciešami darbinieki ar jaunām iemaņām, atklāj kā jaunā sistēma palīdzēs noteikt prasmju atšķirības, izplānot un pārvaldīt apmācību vai atrast atbilstošu kandidātu. Pierunāt vadītāju jaunas tehnoloģijas iegādei nekad nav viegli. Tomēr, ja tev būs rūpīgi apdomāts ierosinājums, kurš tiks pamatots ar skaitļiem un izpēti, tas noteikti pozitīvi ietekmēs vadītāja lēmumu.


8. APSKATI PROGRAMMATŪRAS "+" UN "-"

Darba devējs visdrīzāk būs gatavs noraidīt tavas idejas, iebilstot ar potenciālajiem riskiem. Šī iemesla dēļ jau laicīgi parādi gan jaunās personālvadības tehnoloģijas iespējamos riskus, gan labumus. Izkliedē neizpratni un šaubas, skaidri komunicējot ar darba devēju. Rēķinies ar negatīvu atbildes reakciju. Baidoties par risku, darba devējs noteikti vēlēsies teikt „nē", tāpēc esi gatavs sniegt atbildes. Uzsver tehnoloģijas plusus un pierādi, ka tie pārspēj iespējamo risku.
Iespējams, tavas veiksmes atslēga ir uzreiz neķerties vērsim pie ragiem, bet gan censties izprast vadības noskaņojumu.
9. BALSTI IZTEIKUMUS UZ LOĢIKU UN EMOCIJĀM

Žurnāla Forbes nesenā rakstā, digitālā mārketinga speciālists Daniels Ņūmens (Daniel Newman) apgalvo, ka emocijām ir liela ietekme uz biznesa lēmuma pieņemšanu, kas var izmainīt galīgo lēmumu daudz vairāk nekā loģika, spriešana vai jebkādi statistikas dati.

Jauns uzņēmuma CEB (Best Practice Insights and Technology) pētījums atklāja, ka 71% pircēju, redzot personīgu vērtību bizness biznesam (B2B) pirkumam, iegādāsies konkrēto produktu vai pakalpojumu. Tas nozīmē, ka tev jāspēj izstāstīt stāstu, kas sasaucas ar lēmumu pieņēmējiem gan personiskā, gan loģiskā līmenī. Uzsver, kā šī sistēma palīdzēs viņiem pieņemt labākus biznesa lēmumus, uzlabos spēju sagatavoties nākotnes izaicinājumiem un vienkārši atvieglos ikdienu uzņēmumā.
10. IESAISTI UZŅĒMUMA VADĪBU PROGRAMMATŪRAS TESTĒŠANĀ

Tu varētu runāt par personālvadības tehnoloģiju risinājumiem bez apstājas, tomēr daudzi vadītāji taviem vārdiem varētu neticēt. Tāpēc vēlams jau savlaicīgi iesaistīt uzņēmuma vadību programmatūru testēšanā un vērtēšanā, vai vienkārši izmēģināt programmatūru pirms tās iegādes. Sazinies ar programmatūru piegādātājiem, lai organizētu produkta demonstrāciju vai vienotos par izmēģinājuma laiku. Tas ļaus uzņēmuma vadībai gūt lielāku izpratni par programmatūru un tās piedāvātajām iespējām, neriskējot izniekot līdzekļus. Ja bezmaksas izmēģinājums nav iespējams, tad izvēlies citu programmatūras piegādātāju. Tomēr pirms programmatūras iegādes, vienmēr pārliecinies, ka uzzini pēc iespējas vairāk par konkrēto tehnoloģiju.
Esi pārliecināts, sniedz precīzas un godīgas atbildes, kā arī izvairies no pārlieku detalizētas prezentācijas, kas varētu novērst klausītāju uzmanību.
Jānis Dubinskis
Biznesa attīstības vadītājs, CakeHR